Khi vừa tốt nghiệp, bạn còn liên hệ, còn tài khoản, và mọi người còn nhớ bạn. Xin giấy tờ lúc đó rất dễ.
Vài năm sau, cùng những giấy tờ ấy có thể mất nhiều tuần — và thường vào đúng lúc bạn đang gấp.
Giấy tờ lấy ngay
- Bằng tốt nghiệp bản chính.
- Bảng điểm toàn khoá — bản chính và vài bản sao có xác nhận.
- Nhiều bản sao bằng có xác nhận — bạn sẽ dùng nhiều hơn dự đoán.
- Phụ lục văn bằng nếu cơ sở có cấp.
- Giấy xác nhận tốt nghiệp nếu bằng chưa cấp ngay.
- Xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính.
Những thứ hay quên nhưng cần sau này
- Xác nhận về chương trình — thời lượng, hình thức, nội dung chính. Rất có ích nếu sau này phải giải thích hoặc làm thủ tục.
- Đề cương các học phần đã học — cần khi xin công nhận học phần hoặc học tiếp.
- Thư giới thiệu của giảng viên — xin khi họ còn nhớ rõ bạn.
- Bản mềm đồ án và mọi bài đã nộp.
- Thông tin liên lạc của giảng viên và bạn cùng khoá.
Trước khi mất quyền truy cập hệ thống
- Hỏi tài khoản còn dùng được tới khi nào — thường không lâu sau tốt nghiệp.
- Tải hết tài liệu học phần và bài đã nộp.
- Lưu lại các thư trao đổi quan trọng.
- Chuyển thư từ hộp thư nhà trường sang hộp thư cá nhân.
Nếu cần cho mục đích cụ thể
- Nếu cơ quan yêu cầu hình thức xác nhận riêng, hỏi trước và lấy luôn.
- Nếu định học tiếp, hỏi cơ sở nơi bạn định học cần giấy tờ gì.
- Nếu thuộc nghề có điều kiện hành nghề, hỏi cơ quan cấp phép cần gì.
- Nếu định dùng ở nước ngoài, hỏi về bản dịch và hợp pháp hoá lãnh sự.
- Hỏi trước rồi lấy một lần, thay vì lấy nhiều lần.
Lưu giữ lâu dài
- Bản chính ở nơi an toàn, tránh ẩm và tránh gấp.
- Chụp và quét toàn bộ, lưu ở hai nơi.
- Một thư mục duy nhất cho toàn bộ hồ sơ học tập.
- Ghi lại mã số văn bằng và ngày cấp ở nơi riêng.
- Nói cho người thân biết giấy tờ để ở đâu.
Nếu sau này mất bằng
- Liên hệ cơ sở cấp bằng xin bản sao từ sổ gốc — quy trình thường có sẵn.
- Bản sao từ sổ gốc có giá trị sử dụng, khác hẳn bản chụp.
- Cần thông tin để tra cứu — khoá học, ngành, năm tốt nghiệp, mã số nếu có.
- Nếu cơ sở đã sáp nhập hoặc giải thể, hỏi cơ quan quản lý giáo dục nơi đó.
- Có nhiều bản sao có xác nhận từ đầu là cách phòng tốt nhất.
Một điều đáng nhớ
Một buổi chiều dành cho việc lấy đủ giấy tờ, ngay tuần bạn tốt nghiệp, tiết kiệm cho bạn nhiều tuần vào một thời điểm nào đó trong mười năm tới.
Và đó gần như luôn là thời điểm bạn đang gấp.
Câu hỏi thường gặp
Nên lấy những giấy tờ gì khi tốt nghiệp?
Bằng bản chính, bảng điểm toàn khoá, nhiều bản sao có xác nhận, phụ lục văn bằng nếu có, giấy xác nhận tốt nghiệp, và xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính.
Thứ gì hay quên nhưng cần sau này?
Xác nhận về chương trình, đề cương các học phần đã học, và thư giới thiệu của giảng viên xin khi họ còn nhớ rõ bạn.
Trước khi mất quyền truy cập cần làm gì?
Hỏi tài khoản còn dùng tới khi nào, tải hết tài liệu và bài đã nộp, và chuyển thư sang hộp thư cá nhân.
Sau này mất bằng thì sao?
Liên hệ cơ sở cấp bằng xin bản sao từ sổ gốc — bản này có giá trị sử dụng, khác hẳn bản chụp.
Cơ sở đã giải thể thì làm sao?
Hỏi cơ quan quản lý giáo dục nơi cơ sở đó đóng — hồ sơ thường được chuyển giao.
