Viết thư cho trường: cách hỏi để được trả lời nhanh

Người học tại chỗ gõ cửa phòng và hỏi. Bạn thì viết thư — và gần như mọi việc của bạn với nhà trường đi qua kênh này.

Vì vậy cách viết thư không phải chuyện lễ nghi. Nó quyết định bạn được trả lời trong hai ngày hay hai tuần.

Hỏi đúng người

• Nội dung chuyên môn — giảng viên phụ trách học phần.
• Lịch, hạn nộp, thủ tục, giấy tờ — bộ phận đào tạo.
• Học phí, biên lai — bộ phận tài chính.
• Tài khoản, đăng nhập — bộ phận kỹ thuật.
• Đồ án — người hướng dẫn.
• Yêu cầu trình độ cho vị trí công tác — không hỏi nhà trường, hỏi cơ quan bạn.
• Hỏi sai người là cách chậm nhất.

Cấu trúc một lá thư dễ trả lời

• Tiêu đề cụ thể — nêu học phần và việc cần.
• Câu đầu nêu bạn là ai — họ tên, lớp hoặc khoá, học phần. Giảng viên có hàng trăm học viên.
• Câu thứ hai nêu bạn cần gì — đừng để câu hỏi ở đoạn cuối.
• Nêu bạn đã tự tìm hiểu gì — cho thấy bạn không hỏi thay cho việc tự đọc.
• Kết bằng một câu hỏi trả lời được bằng vài dòng.
• Một thư một việc — gộp năm câu hỏi thường nhận về một câu trả lời.
• Ngắn — thư dài bị để lại đọc sau, và đọc sau thường thành quên.

Đặt câu hỏi cụ thể

• Đừng hỏi em không hiểu chương ba — nêu đúng chỗ nào và bạn hiểu tới đâu.
• Nêu bạn đã thử gì và tắc ở bước nào.
• Nếu cần nhiều việc, đánh số để người trả lời không bỏ sót.
• Đính kèm cái cần xem, đừng bắt người đọc đi tìm.

Về thời gian

• Hỏi sớm — thư gửi tối trước hạn nộp thường không kịp cứu bạn.
• Chấp nhận thời gian phản hồi thông thường — vài ngày làm việc là bình thường.
• Đừng gửi lại sau vài giờ — tạo ấn tượng xấu và không làm nhanh hơn.
• Nếu thật sự gấp, nói rõ vì sao và tới khi nào.

Nhắc lại

• Đợi một tuần rồi mới nhắc, trừ khi có hạn gấp.
• Trả lời vào chính chuỗi thư cũ, đính kèm nội dung trước.
• Giọng lịch sự và ngắn — có thể thư đã lạc, không phải bị lờ.
• Sau hai lần nhắc không có hồi âm, thử kênh khác hoặc hỏi bộ phận đào tạo.

Các lỗi thường gặp

• Không xưng danh — người nhận không biết bạn là ai để tra cứu.
• Tiêu đề trống hoặc chung chung.
• Hỏi điều đã có trong đề cương hoặc thông báo.
• Gửi từ địa chỉ thư lạ — dùng địa chỉ nhà trường cấp nếu có.
• Viết khi đang bực — viết xong để một đêm rồi hãy gửi.

Lưu lại

• Một thư mục riêng cho mọi trao đổi quan trọng.
• Sau cuộc gọi, gửi thư tóm tắt những gì đã thống nhất.
• Xin xác nhận bằng văn bản với những việc quan trọng.
• Giữ bản quy chế và đề cương bạn nhận đầu kỳ — chúng là căn cứ nếu có tranh cãi.

Một điều đáng nhớ

Người trả lời thư của bạn đang có hàng chục thư khác đang chờ.

Lá thư được trả lời trước là lá thư trả lời được nhanh nhất — rõ ai hỏi, rõ hỏi gì, và trả lời được bằng vài dòng.

Câu hỏi thường gặp